AML pro účetní bez stresu: povinnosti, které se nedají obejít – a jak si to celé zjednodušit v praxi

Je zvláštní, jak rychle se některá témata přesunou z okraje do středu každodenní praxe. Ještě před pár lety většina účetních vnímala AML jako něco, co se řeší hlavně v bankách. Zkratka, která se objevuje v médiích, když se mluví o praní špinavých peněz, a která se účetní kanceláře týká jen velmi vzdáleně. Jenže realita posledních let je úplně jiná.

AML dnes není téma „někoho jiného“. Stalo se součástí práce účetních a daňových poradců. A to nejen formálně, ale reálně, v konkrétních situacích, kdy je potřeba něco vyhodnotit, něco zdokumentovat, něco mít připravené.

Když se účetní kancelář začne AML věnovat, často narazí na jednu věc. Nejde ani tak o to, že by bylo AML nepochopitelné. Problém je spíš v tom, že AML je napsané jazykem zákonů, metodik a doporučení, zatímco účetní kancelář potřebuje jednoduchou odpověď na otázku, co přesně má dělat, jak to dělat a jak poznat, že to dělá dobře. A k tomu se přidává typický pocit, který slyšíme opakovaně: nejistota.

Protože AML je plné šedých zón. Neexistuje jeden univerzální seznam „podezřelých transakcí“, který by platil pro všechny. A nikdo nechce být v situaci, kdy přijde kontrola a kancelář bude muset složitě vysvětlovat, že něco udělala, ale vlastně o tom nemá žádný dohledatelný záznam.

V praxi AML pro účetní kanceláře znamená několik věcí, které se nedají obejít. Začíná to tím, že kancelář musí vědět, s kým spolupracuje. To zní samozřejmě, ale v AML terminologii se z toho stává povinnost identifikace klienta a kontroly klienta. U firem je to často spojeno i s tím, kdo je skutečný majitel, kdo jedná za společnost a jestli klient nespadá do kategorií, které jsou považované za rizikovější.

Součástí AML je také hodnocení rizikovosti klienta, protože zákon nepočítá s tím, že každý klient je stejný. Někteří jsou jednoduše „bezpeční“ a stabilní, jiní mají složitější strukturu, podnikají v rizikovějším oboru, nebo se u nich objevují situace, které je potřeba sledovat.

Jenže tím to nekončí. Většina kanceláří zjistí, že největší tlak nepřichází z jednorázového prověření klienta, ale z průběžného sledování obchodního vztahu. To je ta část AML, která je v praxi nejvíc živá. Protože účetní kancelář pracuje s daty, která ukazují, co se ve firmě skutečně děje. Vidí příjmy, výdaje, strukturu plateb, partnery, faktury, někdy i to, co klient tvrdí versus to, co se reálně odehrává. A v tu chvíli se AML z teorie mění v praxi.

Objeví se transakce, která je nestandardní. Nebo je to soubor transakcí, které dohromady dávají zvláštní obraz. A účetní se dostane do bodu, kdy si musí položit otázku, která je pro AML klíčová: je to ještě normální, nebo už jde o podezřelý obchod?

Tady se AML nejčastěji láme. Protože účetní kanceláře nejsou vyšetřovací orgán. Nemají a ani nemají mít ambici odhalovat kriminalitu. Jejich úkolem je postupovat přiměřeně, logicky a podle nastavených pravidel. Jenže právě to je v praxi nejtěžší.

Pokud kancelář nemá jasný systém, začne AML fungovat podle pocitu. Jedna účetní vyhodnotí situaci jako v pořádku, druhá by ji řešila dál. A problém není v tom, že by jedna byla špatná a druhá dobrá. Problém je v tom, že kancelář nemá jednotný postup, který by byl dlouhodobě obhajitelný.

Do toho vstupuje další velmi důležitá AML povinnost, která se často podceňuje: evidence a dokumentace. AML totiž není jen o tom „něco udělat“. AML je i o tom umět prokázat, že jste to udělali. To je zásadní rozdíl.

Mnoho kanceláří se snaží AML řešit, ale ve chvíli, kdy se podíváte na jejich procesy, zjistíte, že velká část věcí je rozptýlená v e-mailech, poznámkách, excelových tabulkách, nebo v hlavách jednotlivých lidí. A to je přesně ten moment, kdy AML začne působit jako obrovská zátěž. Ne proto, že by kancelář nechtěla, ale proto, že nemá nástroj, který by jí pomohl udržet vše pohromadě.

Součástí AML je samozřejmě i nastavení interních pravidel, tedy vnitřních procesů a směrnic, a také školení. To jsou věci, které se dají jednou připravit, jednou nastavit, jednou odškrtnout. Jenže realita je taková, že AML v účetní kanceláři nikdy nebude „hotové“. Protože transakce běží pořád, klienti se mění, rizika se mění, a situace, které je potřeba vyhodnocovat, přichází znovu a znovu. A pokud se někdy dostanete až do bodu, kdy je potřeba řešit oznámení podezřelého obchodu, je už pozdě na to improvizovat. V tu chvíli je nejdůležitější, aby kancelář měla klid, protože ví, že postupuje podle nastaveného procesu.

Právě proto se v praxi nejlépe osvědčuje jednoduchý přístup, který známe i z jiných oblastí řízení rizik: skórování. Pokud máte jasně definované varovné signály a k nim přidělíte váhy, přestanete AML řešit pocitově. Transakce nebo klient získá určité rizikové skóre a kancelář se může rozhodovat konzistentně.

Nízko rizikové situace se nezahltí zbytečnou administrativou. Střední riziko spustí ověření a doplnění informací. Vysoké riziko se řeší podle jasně daného postupu. To je přesně ten typ systému, který účetní kanceláře potřebují. Ne proto, aby dělaly „víc AML“, ale aby dělaly AML správně, rychle a bez stresu.

AML Ready vznikl právě z této potřeby. Ne jako obecný AML software, který je postavený pro bankovní sektor, ale jako nástroj navržený pro účetní kanceláře a daňové poradce. Jeho smyslem není přidat další složitý systém do kanceláře. Naopak.

Jeho cílem je udělat AML uchopitelné. Umožnit kanceláři vyhodnocovat klienty a transakce pomocí skórování, mít přehled o tom, co bylo vyhodnoceno, jaké byly důvody rozhodnutí, a mít vše připravené tak, aby se kancelář nemusela při případné kontrole stresovat tím, že bude dohledávat informace po různých místech. V praxi totiž nejvíc času a nervů nebere samotné vyhodnocení rizika, ale právě snaha to celé zpětně poskládat a doložit.

Je důležité říct i jednu věc, která je pro účetní kanceláře často úlevná: AML není o tom být dokonalý. AML je o tom mít proces. Umět ukázat, že kancelář má systém, že ví, co sleduje, že rizika vyhodnocuje přiměřeně, a že má dohledatelný záznam o tom, jak postupovala.

Kancelář, která má jasně nastavené kroky a umí doložit své rozhodování, je na tom vždy lépe než kancelář, která sice „něco tuší“, ale nemá nic podchycené.

AML bude v příštích letech spíš růst než mizet. Povinnosti se budou zpřesňovat, kontrola bude důslednější a tlak na dokumentaci se bude zvyšovat. Dobrá zpráva ale je, že AML se dá zvládnout tak, aby nebylo strašákem. Když je postavené na praxi, na jednoduchém skórování a na přehledné evidenci, stane se z něj rutina. A rutina je přesně to, co účetní kanceláře potřebují. Ne další stres, ale klid, že dělají věci správně a že to dokážou i obhájit.

AML Ready je ke stažení zdarma, platíte pouze za vyhodnocené transakce: www.amlready.cz