FAPI v praxi: od objednávky k faktuře (a proč to ocení i účetní)

Co je FAPI a proč se o něj zajímat

FAPI je česká online služba, která vám umožní vytvořit prodejní formulář, propojit ho s webem a nechat celý proces běžet víceméně automaticky. Od vytvoření objednávky, přes fakturaci až po napojení na banku a účetní systém.

Pro účetní (nebo každého, kdo si chce udržet pořádek ve fakturách a DPH) je velkou výhodou to, že si z FAPI stáhne vše potřebné pro zpracování daní a účetnictví. Mimochodem – propojení na Pohodu, Money S3 či jiný účetní software je vyřešný.

FAPI spousta lidí vnímá hlavně jako „prodejní nástroj“ — objednávky, platební brány, automatické e-maily. Jenže pokud se na to podíváte očima účetní, je FAPI hlavně začátek toku dokladů.

A právě to je důvod, proč se o FAPI vyplatí přemýšlet i účetně: když se dobře nastaví už první krok (objednávka), výrazně se zjednoduší navazující práce — fakturace, párování plateb i předávání podkladů do účetnictví.

Kde může ušetřit nejvíc času

FAPI je nástroj, který pomáhá sbírat a zpracovávat objednávky (typicky u online služeb, konzultací, kurzů nebo digitálních produktů) a navázat na ně automatizace.

Za mě největší přínos není jen „aby přišly objednávky“, ale aby:

• objednávky měly jednotnou strukturu,
• platby byly co nejlépe spárovatelné,
• faktury měly logiku a daly se dohledat,
• a účetní dostala podklady včas a ve stejné kvalitě.

Když tohle funguje, mizí nejčastější účetní věta: „Prosím, pošlete mi ještě…“

Typické situace, které FAPI vyřeší:

1) Objednávky „chodí všude“

Jednou e-mail, jednou zpráva, jednou formulář… a na konci měsíce se dohledává, co vlastně kdo koupil. S FAPI máte objednávky na jednom místě a v jednotném formátu.

2) Platby nejdou dobře spárovat

Částka sedí, ale variabilní symbol chybí / popis je nečitelný / platba je v bance bez kontextu. S FAPI se dá nastavit logika plateb tak, aby byly platby čitelné a opakovatelné (a aby se daly snáz spárovat).

3) Faktura existuje, ale podklady pro účetní ne

Podnikatel fakturu vystaví, zákazník ji dostane, ale účetní ji nemá (nebo nemá informace k ní). S FAPI se dá nastavit předávání výstupů tak, aby se účetní nedostávala do role „detektiva“.

Co doporučuji pohlídat, aby FAPI pomáhalo i účetním

Nejde o to mít všechno „dokonalé“. Jde o to mít jednoduchá pravidla, která se dodržují.

1) Údaje na objednávce

• správná identifikace zákazníka (IČO/DIČ, adresa, stát)
• jasný popis plnění (ať je z čeho vycházet u faktury)
• jednotná logika (ať to není pokaždé jinak)

2) Logika fakturace

• kdy faktura vzniká (hned / po platbě / po dodání)
• jak se čísluje
• kde se ukládá a jak se dohledá

3) Párování plateb

• čitelné údaje v platbě (VS / poznámka)
• konzistentní pravidla
• ideálně napojení na banku / účetní systém podle toho, jaký používáte

4) Předávání podkladů účetní

• kde jsou doklady „jedině správně“
• jak se jmenují soubory
• co je povinná informace k dokladu (účel, zakázka/středisko, typ nákladu…)

Mini checklist: poznáte, že to máte nastavené dobře?

• Objednávky jsou na jednom místě a dohledatelné i zpětně.
• Víte, odkud vzniká faktura a kde se ukládá.
• Platby se dají spárovat automatizovaně.
• Účetní má podklady včas a bez doplňování „na poslední chvíli“.
• Když přibude víc objednávek, proces se nesesype.

Pokud jste si u některé odrážky řekli „no… tak napůl“, je to úplně běžné. Právě tam bývají největší a nejrychlejší úspory času.

Webinář: Od objednávky k zaúčtování

Na článek o FAPI často navazuje otázka: „Dobře, a jak to celé poskládat od začátku do konce, aby to fungovalo v praxi?“

Proto navazuje webinář Od objednávky k zaúčtování, kde to vezmeme krok za krokem a prakticky — tak, aby si z toho odnesli konkrétní postup jak podnikatelé, tak účetní.

Co na webináři společně projdeme

• jak nastavit tok: objednávka → faktura → platba → podklady → účetnictví
• kde se nejčastěji ztrácí informace a proč se pak dohledává
• jak si nastavit „povinné minimum“ k dokladu (aby účetní měla kontext)
• jak omezit ruční práci (párování, přeposílání, přepisování)
• jak si nastavit jednoduché workflow, které vydrží i při růstu

🎯 Cíl je jednoduchý: aby podnikatel i účetní věděli, co mají dělat — a nemuseli zachraňovat věci na poslední chvíli.

🎥 Kdy: 19.2.2026 od 10 h
🖥 Kde: Zdarma online

Na webináři se podíváme i na to, jak FAPI zjednodušuje práci účetním, proč ho využívá tolik freelancerů a jak se dá propojit s nástroji, které už možná používáte.

Přihlaste se na webinář a zjistěte, jestli právě FAPI vám může ušetřit čas, peníze a nervy.