Jak zvýšit hodnotu účetní firmy v  době automatizace? Odpověď leží ve vašem ekosystému

Účetní profese v  České republice stojí na patrně nejvýznamnější křižovatce za poslední dekádu. Zatímco nároky na rychlost a okamžitou dostupnost dat rostou, ochota klientů platit za běžné zpracování dokladů – onu pověstnou „datlovací“ práci – nezadržitelně klesá. Z  účetnictví, jak jej známe, se stává komodita.

Kdo dnes prodává „pouze“ správně zaúčtované „má dáti / dal“ a sestavení státem požadovaných výkazů, zjišťuje, že jeho marže se tenčí pod tlakem rostoucích nákladů na mzdy účetních a  daňových profesionálů, technologie a kolísavou produktivitu práce.

Blížící se summit Účto Next 2026 prostřednictvím přednášek několika účinkujících otevírá klíčovou otázku: Jak v  této nové realitě nejen přežít, ale ideálně dobře prosperovat? Odpovědí není pracovat více. Odpovědí je jít naproti požadavkům účetního oboru, které odpovídajícím technologickému vývoji 21.  století a vybudovat ekosystém, který vás osvobodí od rutiny s  klesající hodnotou.

Past „účetního 1.0“: Když se z  profese stane řehole

Ten scénář znáte. Je 20. v měsíci a ve vaší kanceláři panuje atmosféra připomínající paniku před blížícím se hurikánem. Telefony drnčí, e-maily pípají a vaši nejzkušenější lidé, místo aby řešili daňovou optimalizaci nebo cash-flow klientů, tráví hodiny detektivní prací.

„Paní Nováková, stále nemáme tu fakturu od O₂ z  minulého týdne.“

„Pane řediteli, v té krabici účtenek, co jste přivezl včera, chybí polovina dokladů k platbám kartou.“

Toto je realita „účetních 1.0“. Je to model postavený na reaktivitě. Účetní kancelář funguje jako sběrna dat, která se snaží hasit požáry vzniklé na straně klienta. Vaší hlavní pracovní náplní tak často není účtování, ale urgování, třídění, skenování, přepisování dokladů a následné hledání chyb.

Problém tohoto modelu je dvojí:

Zaprvé, je extrémně neefektivní. Kvalifikovaná účetní, jejíž hodina má hodnotu zlata, tráví čas prací, již by zvládl trénovaný administrativní pracovník (nebo dnes i stroj).

Zadruhé, a to je možná horší, tento model degraduje vaši hodnotu v  očích klienta.

Klient nevidí ty hodiny mravenčí práce. Vidí jen to, že ho „otravujete“ s  chybějícími papíry, a na konci měsíce dostane příkaz k  úhradě DPH, jemuž nerozumí a který ho netěší. V  jeho očích nejste partnerem pro byznys, ale nutným zlem, jež vyžaduje stát. A za nutné zlo nikdo nechce platit více, než je nezbytné.

Pokud se v  tomto popisu poznáváte, vězte, že v  tom nejste sami. Je to past, do níž spadla většina tradičních účetních kanceláří. Cesta ven ale existuje a vede přes radikální změnu pohledu na to, co je smyslem existence vaší kanceláře a jaké nástroje používáte k práci.

Řešení: Ekosystém pro účetnictví blízké budoucnosti, který – je více než jen software

Moderní účetní firma roku 2026 už nemůže stát na jednom izolovaném softwaru a hromadě šanonů. Aby mohla reagovat na současné a budoucí požadavky trhu, potřebuje propojený ekosystém

Představte si svou kancelář ne jako továrnu na zpracování dokladů, ale jako digitální hub, kdeam data proudí automaticky, a vy pouze dohlížíte na jejich správnost a (a tato funkce je klíčová) interpretujete je klientovi. Takový ekosystém stojí na čtyřech pevných pilířích, jež budu detailněji rozebírat i ve své přednášce na Účto Next 2026:

1. Vstup dokladů a automatizace: Konec igelitek

Prvním krokem je zbavit se papíru hned na vstupu. Váš klient potřebuje nástroj, který je tak jednoduchý, že ho bude skutečně používat. Ať už je to mobilní aplikace, v  níž vyfotí účtenku za oběd dříve, než mu stihne vychladnout káva, nebo speciální e-mailová adresa, kam automaticky padají faktury od dodavatelů.

Pouhá digitalizace (skenování) však nestačí. Potřebujete automatizaci. Zde nastupují pokročilé datové formáty typu ISDOC nebo UML, případně umělá inteligence, technologie typu OCR (ne, nejde o špatně napsanou zkratku pro „ošetřování člena rodiny“) a strojové vytěžování dat. Ty dokážou ze souboru faktury přečíst IČO, datum, částky i položky a připravit je k  zaúčtování. Role účetního se tak mění z  „přepisovače vstupů“ na „kontrolora“ a „tlumočníka“ výstupů.

2. Robustní účetní jádro: Srdce systému

Uprostřed všeho musí stát spolehlivý účetní systém. V  České republice je pro segment malých a středních firem jasným standardem POHODA. Je to robustní, legislativně přesný systém, který účetní znají a jemuž  důvěřují. Problémem mnoha kanceláří ale je, že Pohodu používají jako „ostrov“. Uzavřenou pevnost, do níž se data dostávají ručně a těžko se z ní dostávají ven. Moderní ekosystém vyžaduje, aby se Pohoda otevřela a komunikovala s okolím. Ona to nejen umí, ale dokonce k  tomu poskytuje maximální podporu.

3. Manažerský reporting: Od dat k informacím

Třetí pilíř je to, co prodává vaši službu s  vyšší přidanou hodnotou (a vyšší marží). Klienta nezajímá obratová předvaha. Zajímá ho, kolik má peněz, kdo mu dluží a jak se vyvíjí jeho marže. Váš ekosystém musí umět vzít účetní data a přetavit je do srozumitelných grafů a reportů, kterým klient rychle porozumí (obrázky vždy vítězí) a které mu pomohou řídit jeho firmu. To je moment, kdy se mnohem snáze změníte z  nákladové položky na investici.

4. Bezpečný archiv: Klidné spaní

Posledním, však kritickým pilířem je archivace. V  digitálním světě nestačí mít PDF na disku. Potřebujete legislativní jistotu. Elektronický archiv musí splňovat náročné požadavky zákona o  účetnictví a DPH, musí pracovat s  časovými razítky a zajišťovat důkazy o neměnnosti dokumentů po zákonem stanovenou dobu. A musí být dostupný 24/7 – vám, klientovi i případné kontrole.

Docspoint: Tmel, který drží ekosystém pohromadě

Mít čtyři různé nástroje je skvělé, ale pokud spolu nemluví, jen jste vyměnili papírový chaos za digitální. Zde na scénu přichází Docspoint.

Při jeho vývoji jsme si uvědomili, že na trhu chybí řešení, které by skutečně rozumělo ekosystému Pohody. Většina digitalizačních a automatizačních nástrojů funguje jako univerzální „posílač“ dat – pošlou fakturu do účetnictví a tím to pro ně končí. My jsme šli jinou cestou.

Unikátní obousměrný datový můstek

To, co Docspoint činí klíčovým hráčem v  ekosystému účetnictví blízké budoucnosti, je hluboká integrace s Pohodou. Nejde o obyčejný import dat. Vyvinuli jsme vlastní obousměrný datový můstek, jehož chod a další rozvoj máme plně pod kontrolou.

Co to znamená v praxi? Data neproudí jen jedním směrem (z vytěžování do Pohody), Pohoda komunikuje zpět s Docspointem. To má v praxi řadu výhod:

• Synchronizace číselníků – Docspoint zná vaše střediska, činnosti a zakázky z Pohody.
• Adresář v reálném čase – Když založíte nového dodavatele v Pohodě, Docspoint se o něm dozví.
• Živé propojení – Ke každému záznamu v  Pohodě Docspoint automaticky „přišpendlí“ odkaz na elektronickou verzi dokladu.
• Detaily účetních operací a archivovaný doklad na jednom místě – To nejdůležitější je, že – díky zpětné synchronizaci se záznamy o zaúčtování dokladu uloží k  jeho elektronické kopii v Docspointu, a to společně s kompletní auditní stopou. Vše důležité pro případnou kontrolu tak máte na jednom místě, vždy dostupné a bezpečně zálohované.

Představte si tu změnu při práci. Jste v  Pohodě, kontrolujete deník a nezdá se vám částka na faktuře. Nemusíte vstávat k  šanonu, nemusíte prohledávat složky na serveru. Stačí jeden klik a otevírá se vám sken dokladu, historie schvalování, poznámky od klienta i auditní stopa. To je úroveň efektivity, která byla dříve doménou drahých korporátních ERP systémů.

Docspoint není pouhý archiv nebo vytěžovací nástroj. Je to integrační vrstva, která zajišťuje, že v Pohodě máte vždy „uklizeno“, doklady chodí průběžně a legislativa (časová razítka, archivace) se řeší automaticky na pozadí, aniž byste na to museli myslet.

Transformace na „účetního 2.0“: Co vám přinese?

Pojem účetní 2.0 si vypůjčím od Václava Nedvídka z My Value Officer. Zavedení takového ekosystému není kosmetická úprava. Je to změna DNA vaší účetní kanceláře. Jakmile tento systém spustíte, začnou se dít věci. Konkrétně tři:

1. Radikální zvýšení efektivity – Rutinní práce, která dříve zabírala dny, se smrskne na hodiny. Odpadá přepisování hlaviček faktur, odpadá hledání ztracených dokladů. Vaše účetní zvládnou zpracovat více klientů nebo – a to je lepší varianta – stejný počet klientů v klidu a s vyšší pečlivostí.

2. Nová úroveň vztahu s  klientem – Když přestanete klienta urgovat o doklady (protože mu stačí vyfotit je mobilem nebo přeposlat e-mail), změní se dynamika vašeho vztahu. Získáte prostor pro proaktivitu. Díky reportingu vidí klient (a případně i vy) kondici jeho firmy v reálném čase. Můžete mu zavolat: „Pane Nováku, vidím, že vám rostou náklady na materiál, pojďme se na to podívat.“ V tu chvíli se stáváte nepostradatelným partnerem.

3. Legislativní jistota – V době neustálých změn zákonů je úlevou vědět, že je o archivaci dobře postaráno. Docspoint garantuje soulad s  českou i slovenskou legislativou. Daňová kontrola už není stresující událostí, kdy hledáte krabice ve sklepě, ale rutinním předáním přístupu do digitálního archivu.

Budoucnost patří připraveným

Automatizace a digitalizace nejsou hrozbou pro účetní profesi. Jsou hrozbou pouze pro ty, kteří odmítají opustit model „přepisovače dat“. Pro ty ostatní představují obrovskou příležitostí, jak zvýšit svou hodnotu, zbavit se nudné rutiny a dělat práci, která má skutečný smysl.

Chcete vidět, jak tento ekosystém funguje v  praxi? Chcete zjistit, jak konkrétně nastavit systém nad vaší Pohodou tak, aby vše „hrálo“ dohromady?

Zvu vás na svou přednášku „Nástroje, bez kterých se úspěšné účetní firmy v  éře účetnictví  4.0 neobejdou“ na summitu Účto Next 2026. Ukážeme si reálné příklady, probereme nejčastější chyby při implementaci a podíváme se na to, jak může vaše firma vypadat za rok, když s  digitalizací a automatizací začnete ještě dnes.

Těším se na viděnou.

Jiří Hošek, Docspoint.cz