V tomto případě stačí jeden monitor, jelikož vše zpracováváte v aplikaci, která je mimo účetní program. Cílem je elektronizace zpracování dokladů. Hlavními přínosy jsou:

• extrahování údajů z dokladu a jejich přenos do systému Money S3
• přehled nad přijatými doklady
• snížení chybovosti při ručním zpracování dokladů
• archivace faktury a její snadné dohledání

VYTĚŽOVÁNÍ DOKLADŮ

Vytěžováním dat je míněna extrakce informací z elektronické podoby dokumentů pomocí umělé inteligence. My v naší firmě využíváme služeb firmy Grit s.r.o. a služby iNVOiCE FLOW. Jak to tedy funguje?

POSTUP PRÁCE PŘI ZPRACOVÁNÍ FAKTUR PŘIJATÝCH

Pro příjem dokladů využívá iNVOiCE FLOW sběrnou e-mailovou schránku, jejíž adresu si lze zvolit. Služba automaticky zpracovává veškeré e-mailové zprávy zaslané na tuto adresu, zařazuje je do přehledu přijatých dokladů a z přiložených dokumentů vytvoří náhledy ve webové aplikaci a dokumenty předá k dalšímu zpracování.

Proces extrahování probíhá zcela na straně služby iNVOiCE FLOW a uživatelé do něj nemusí nijak zasahovat. Součástí služby iNVOiCE FLOW je plně nastavitelné, víceúrovňové elektronické workflow, které zajišťuje předávání dokumentů mezi jednotlivými uživateli od prvotního pořízení až po finální schválení faktury.

Uživatelé mají k dispozici webovou aplikaci, která jim umožňuje zobrazovat, vyhledávat, schvalovat faktury, editovat vyextrahované údaje a přidávat k fakturám komentáře. Každý uživatel má své přihlášení, vlastní uživatelský účet a také roli, které určuje jeho oprávnění v aplikaci.

U každé zprávy je zaznamenán datum a čas přijetí této zprávy. iNVOiCE FLOW vede historii jednotlivých úkonů s dokumentem a zaznamenává veškeré přechody mezi uživateli, takže lze jednoduše vyřešit tzv. auditní stopu dokladu.

Po stažení dokumentu z e-mailové schránky iNVOiCE FLOW spustí proces extrahování pro získání údajů z přijaté faktury. U příchozích faktur budou extrahovány následující údaje:

• Číslo dokladu (evidenční číslo daňového dokladu
• Název dodavatele
• IČ dodavatele
• VAT ID (DIČ)
• Datum vystavení
• Datum splatnosti
• DUZP
• Variabilní symbol faktury
• Celková cena bez DPH
• Celková cena včetně DPH
• Sazba DPH, Měna
• Položky faktur
• Typ platby
• Předkontace
• Členění DPH
• Středisko

Takto zpracovaná data účetní zkontroluje, schválí a uloží do archívu. Mezitím se doklady naimportují do účetního programu.

ARCHIVACE DOKLADŮ

Služba iNVOiCE FLOW zahrnuje elektronický důvěryhodný archiv, ve kterém jsou po zákonnou dobu (minimálně 10+1 let) uloženy veškeré dokumenty zpracované službou iNVOiCE FLOW.

Dokumenty jsou uchovávány v původním formátu (tak, jak do služby iNVOiCE FLOW dorazily) a jsou opatřeny časovými razítky, které garantují jejich neměnnost po celou dobu archivace.

Spolu s každým dokumentem je uchovávána jeho historie, průvodní email a přílohy přiřazené uživateli služby iNVOiCE FLOW. Tím je podpořena auditní stopa každého dokumentu.

Povaha důvěryhodného archivu umožňuje archivovat dokumenty pouze elektronicky, čímž se sníží náklady na tisk, šanony a prostory archivu.

Do archivu mají přístup uživatelé účetní agentury, případně i jejich klienti. Každému uživateli lze nastavit pomocí rolí a práv viditelnost jen těch dokladů, které vidět smí.

Práci s archivem usnadňuje propracovaná filtrace, zahrnující zjednodušenou práci pomocí tzv. rychlých filtrů doplněná o možnost pokročilého filtrování podle řady kritérií. Požadovaný dokument nebo sadu dokumentů lze nalézt během několika sekund. Pomocí filtrace lze pohodlně zobrazit doklady přes jednotlivé klienty. Rovněž lze výsledky získané na základě filtrace vyexportovat do Excelu a dále zpracovávat.

INTEGRACE S ÚČETNÍM PROGRAMEM

Integrace informačního systému a služby iNVOiCE FLOW pro zpracování přijatých faktur zahrnuje následující oblasti výměny informací:

• Export dat (definovaných údajů z faktur) z iNVOiCE FLOW a jejich import do účetního systému.
• Export dat z účetního systému a jejich import do iNVOiCE FLOW - synchronizace číselníku dodavatelů, přenos interního čísla dokladu, případně datumu úhrady dokladu

Součástí nasazení služby iNVOiCE FLOW je příprava formátu pro export faktury do informačního systému. GRiT pošle dodavateli informačního systému vzorek pro import do účetního systému. Na straně systému je potřeba připravit import faktury (není součástí nabídky firmy Grit, ale firma může doporučit dodavatele této služby, nebo lze využít našeho programátora, v případě zájmu mě kontaktujte na info@saneto.cz).

Poté probíhá export do účetního systému automaticky po extrahování údajů z faktury.

Je pravda, že implementace zavedení celé této služby není stovkovou položkou, návratnost vložené investice se ale projeví ve vyšší efektivitě firmy a uvolnění kapacitního potenciálu účetní, která dané faktury schvaluje, zapisuje a archivuje.